Voor advocatenkantoren en notariskantoren

Dossiers die bewijsbaar blijven zolang de wet dat vereist.

Notariële akten en cliëntendossiers dragen vaak bewaarplichten die in decennia gemeten worden, niet in jaren. Onze OmniCapsule houdt ze die hele periode intact en onafhankelijk verifieerbaar, zonder afhankelijk te zijn van de systemen van je kantoor, of zelfs van je kantoor zelf, om er nog te zijn.

Vraag een demo aan Maak een account aan

Sommige dossiers moeten het kantoor overleven dat ze creëerde

In België kunnen notariële akten onderworpen zijn aan bewaarplichten die decennia beslaan, in de meeste gevallen 75 jaar voordat een akte zelfs maar overgedragen kan worden aan het Rijksarchief. Advocatenkantoren hebben hun eigen, vaak kortere maar nog altijd aanzienlijke, bewaarplichten voor cliëntendossiers, contracten en zaakdossiers. In beide gevallen reiken de termijnen ver voorbij wat de meeste kantoorsystemen, servers of cloudplatformen ontworpen zijn om te overleven.

Wat OmniCapsule oplost

Onafhankelijk van je eigen systemen

Purpose

OmniCapsule bewaart akten, cliëntendossiers en zaakdossiers onafhankelijk van het archief, de server of de cloudprovider die je kantoor op dat moment gebruikt.

Your gain

Verandert je kantoor van locatie, systemen of eigenaar, of sluit het gewoon, dan hangt het dossier en de bewijswaarde ervan van niets daarvan af.

Eén kost vooraf voor de volledige bewaartermijn

Purpose

Een deel van wat je betaalt, wordt opzijgezet in een toegewijd fonds, gescheiden van de eigen activiteiten van Capsyra, specifiek om je archief te bewaren.

Your gain

Een decennialange bewaarplicht hoeft niet elk jaar opnieuw begroot of goedgekeurd te worden.

Bewijsbare authenticiteit, niet enkel bewaring

Purpose

Elk dossier draagt een continu cryptografisch bewijsspoor, zodat de authenticiteit ervan op elk moment geverifieerd kan worden, niet enkel aangenomen omdat het veilig bewaard werd.

Your gain

Wordt de authenticiteit van een dossier ooit betwist, jaren of decennia later, dan kun je bewijzen dat het niet gewijzigd werd, bewijs dat op zichzelf staat, niet op het woord van je kantoor.

Stel je cliënt in als begunstigde

Purpose

Omdat een notaris of advocatenkantoor het archief vaak namens de cliënt aanmaakt en betaalt, laat onze OmniCapsule je toe die cliënt als de aangewezen begunstigde in te stellen. Jij regelt de opzet en betaling als deel van je dienstverlening, terwijl de cliënt directe, onafhankelijke toegang krijgt tot zijn eigen dossiers, vanaf dag één correct aan hem gekoppeld.

Your gain

Je kan dit aanbieden als een natuurlijke uitbreiding van je dienstverlening, zonder de partij te worden waar je cliënt jaren later nog naar terug moet om aan zijn eigen documenten te geraken.

Vertrouwd door

Succesverhalen van klanten

“Law firms often advise on transactions where a warranty claim can resurface years after closing. Being able to tell your client their post-closing archive is safely stored and accessible for the full warranty period, independent of any single vendor, makes that conversation a lot easier.”

— Tim Fransen, Partner — PKF Bofidi Legal

“We needed to know exactly where the data lives, how it's encrypted, and that its integrity is actually checked over time. Capsyra was the only one that had a clear answer to all three.”

— Sander Remans, Managing Director — Escrow Alliance

“In construction manufacturing, compliance files must remain intact for at least a decade. With Capsyra, we can safeguard our clients' regulatory documentation with the same durability their products are expected to last by regulators: secure, compliant, and resilient through future change.”

— Joanna Berlowska — Construxia

“Capsyra has helped us keep our warranty-related records intact and provable, something a simple backup never gave us. And the support has been friendly and proactive from day one”

— Gilbert Nijs, Co-Founder — Ingedicon