Pour les cabinets d'avocats et études notariales

Des dossiers qui restent prouvables aussi longtemps que la loi l'exige.

Les actes notariés et les dossiers clients portent souvent des obligations de conservation qui se comptent en décennies, pas en années. Notre OmniCapsule les garde intacts et vérifiables de manière indépendante pendant toute cette période, sans dépendre des systèmes de votre étude, ni même de l'existence de votre étude elle-même.

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Certains dossiers sont destinés à survivre à l'étude qui les a créés

En Belgique, les actes notariés peuvent être soumis à des obligations de conservation s'étendant sur des décennies, dans la plupart des cas 75 ans avant qu'un acte puisse même être transféré aux Archives de l'État. Les cabinets d'avocats ont leurs propres obligations de conservation, souvent plus courtes mais tout aussi substantielles, pour les dossiers clients, contrats et pièces de procédure. Dans les deux cas, les délais impliqués dépassent largement ce que la plupart des systèmes de bureau, serveurs ou plateformes cloud ont été conçus pour supporter.

Ce que résout OmniCapsule

Indépendant de vos propres systèmes

Purpose

OmniCapsule préserve les actes, dossiers clients et pièces de procédure indépendamment de l'archive, du serveur ou du fournisseur cloud utilisé par votre étude à un moment donné.

Your gain

Si votre étude change de locaux, de systèmes ou de propriétaire, ou ferme simplement, le dossier et sa valeur probante n'en dépendent en rien.

Un coût unique payé d'avance pour toute la période de conservation

Purpose

Une partie de ce que vous payez est mise de côté dans un fonds dédié, séparé des opérations propres de Capsyra, spécifiquement destiné à préserver votre archive.

Your gain

Une obligation de conservation qui s'étend sur des décennies n'a pas besoin d'être rebudgétée ou réapprouvée chaque année d'ici là.

Authenticité prouvable, pas seulement conservation

Purpose

Chaque dossier porte une chaîne de preuve cryptographique continue, afin que son authenticité puisse être vérifiée à tout moment, plutôt que simplement supposée parce qu'il a été conservé en sécurité.

Your gain

Si l'authenticité d'un dossier est un jour contestée, des années ou des décennies plus tard, vous pouvez prouver qu'il n'a pas été modifié, une preuve qui tient d'elle-même, pas sur la seule parole de votre étude.

Désignez votre client comme bénéficiaire

Purpose

Comme un notaire ou un cabinet d'avocats crée et paie souvent l'archive pour le compte du client, notre OmniCapsule vous permet de désigner ce client comme bénéficiaire attitré. Vous gérez la mise en place et le paiement dans le cadre de votre service, tandis que le client bénéficie d'un accès direct et indépendant à ses propres dossiers, correctement liés à lui dès le premier jour.

Your gain

Vous pouvez proposer cela comme un prolongement naturel de votre service, sans devenir la partie vers laquelle votre client doit revenir des années plus tard, simplement pour récupérer ses propres documents.

Ils nous font confiance

Témoignages clients

“Law firms often advise on transactions where a warranty claim can resurface years after closing. Being able to tell your client their post-closing archive is safely stored and accessible for the full warranty period, independent of any single vendor, makes that conversation a lot easier.”

— Tim Fransen, Partner — PKF Bofidi Legal

“We needed to know exactly where the data lives, how it's encrypted, and that its integrity is actually checked over time. Capsyra was the only one that had a clear answer to all three.”

— Sander Remans, Managing Director — Escrow Alliance

“In construction manufacturing, compliance files must remain intact for at least a decade. With Capsyra, we can safeguard our clients' regulatory documentation with the same durability their products are expected to last by regulators: secure, compliant, and resilient through future change.”

— Joanna Berlowska — Construxia

“Capsyra has helped us keep our warranty-related records intact and provable, something a simple backup never gave us. And the support has been friendly and proactive from day one”

— Gilbert Nijs, Co-Founder — Ingedicon